facebook_pixel

Alasan Dan Tips Memilih Meeting Room Terbaik di Yogyakarta

Tips memilih meeting room terbaik di Yogyakarta perlu anda ketahui apabila punya rencana mengadakan pertemuan/ rapat untuk berbagai keperluan. Anda pastinya sudah tahu apa itu Meeting room yang merupakan sebuah pra- sarana yang berfungsi untuk tempat bertemu atau berkumpulnya sekelompok orang untuk melakukan berbagai macam hal dan kegiatan. Istilah meeting room tidak hanya merujuk pada ruang rapat saja melainkan ruangan yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan seperti pesta pernikahan, reuni, tempat seminar dan lainnya.

Meeting room biasanya terdapat di hotel- hotel berbintang dan kerap disewa untuk mengadakan pertemuan yang dihadiri beberapa orang hingga ribuan orang tergantung luas dan kapasitas dari ruang pertemuan itu sendiri. Yogyakarta salah satu kota yang sering dijadikan rujukan untuk melakukan pertemuan penting baik skala regional maupun internasional. Untuk itu artikel ini akan mengulas tentang alasan dan tips memilih meeting room terbaik di Yogyakarta.

Alasan Kenapa Harus Memilih Meeting Room Terbaik di Yogyakarta

Setiap orang tentu punya beragam alasan kenapa lebih memilih mencari meeting room di kota Yogyakarta khususnya untuk rapat pertemuan bisnis, seminar dan reuni. Dibawah ini beberapa alasan yang mendasari banyak orang lebih memilih meeting room di Yogyakarta.

Posisi Yogyakarta Yang Strategis

Kota Yogyakarta berada tepat di tengah pulau Jawa sehingga menjadi tempat terbaik untuk melakukan pertemuan bisnis atau mengadakan event event penting hingga seminar.

Sumber Gambar : Purawisata

Dengan mengadakan meeting di Yogyakarta maka akan mempermudah mobilitas perserta, misalnya orang yang berasal dari Surabaya (Jawa Timur) tidak terlalu jauh datang ke Yogya, begitu pula sebaliknya orang Jakarta dan Bandung (Jawa Barat) dengan mudahnya datang karena posisi Yogya yang berada persis di tengah pulau Jawa.

Suasana Yang Kondusif Dan Aman

Yogyakarta terkenal sebagai kota yang relatif aman dan kondusif dibandingkan dengan kota besar lainnya di pulau Jawa. Kondisi kota Gudeg yang nyaman dan tentram ini ternyata menarik perhatian banyak orang untuk menjadikan Yogya sebagai lokasi terbaik mengadakan berbagai pertemuan termasuk meeting.

Sumber Gambar : infowisata.co

Yogyakarta Menjadi Daerah Tujuan Investasi

Dampak lanjutan dari suasana aman dan kondusif membuat kota Yogyakarta dan sekitarnya menjadi salah satu daerah tujuan investasi terbaik khususnya sektor properti.

Karena banyaknya investor yang masuk ke Yogya sehingga segala sesuatu pertemuan untuk membahas urusan bisnis dan penanaman modal akan diadakan di Yogyakarta.

Kondisi ini menjadi salah satu alasan kenapa pertumbuhan hotel hotel dengan fasilitas meeting room di Yogyakarta meningkat pesat selama beberapa tahun terakhir ini.

Yogyakarta Sebagai Kota Pelajar

Selain menjadi tujuan investasi, Yogyakarta juga sudah lama dikenal sebagai kota Pelajar. Terdapat banyak Universitas/ Sekolah Tinggi berada di Yogyakarta, mahasiswa dari berbagai daerah seluruh Indonesia berbondong bondong datang ke Yogyakarta setiap tahunnya dan setiap tahun itu juga selalu diadakan reuni reuni akbar sekolah dimana pihak penyelenggara Reuni lebih memilih meeting room di Yogyakarta. Reuni sekolah biasanya dilakukan pada masa liburan sehingga banyak orang tertarik datang menghadiri acara reuni sekaligus menghabiskan masa liburan di Yogyakarta.

Sumber Gambar : wartaeq.com

Tips Memilih Meeting Room Terbaik di Yogyakarta

Istilah “Meeting Room Terbaik” bukan hanya sekedar jargon semata melainkan, ada banyak hotel di kota Yogyakarta yang menyewakan meeting room ataupun ruang pertemuan dengan berbagai fasilitas premium dan kelebihan masing masing. Sehingga hal ini tentu saja membuat anda bingung dan takut salah dalam memilih meeting room, untuk itu silakan simak beberapa tips memilih meeting room terbaik di Yogyakarta berikut ini

Pilih Lokasi Yang Strategis

Pemilihan Yogyakarta sebagai lokasi untuk mengadakan meeting dinilai sudah tepat karena berlokasi sangat strategis berada tepat di pertengahan pulau Jawa. Nah jangan lupa juga untuk memilih lokasi spesifiknya/ tempat pertemuan. Dalam memilih meeting room, anda harus memperhatikan lokasi dan disarankan berada di kawasan strategis sehingga mempermudah semua perserta menghadiri sebuah meeting.

Anda bisa menyewa ruangan di hotel hotel yang beralamat dekat dengan tempat terkenal seperti hotel yang berada dekat kawasa Malioboro atau tempat terkenal lainnya.

Usahakan pula posisi hotel berada persis di pinggir jalan utama. Memang tarif sewa-nya lebih relative bersaing namun hal tersebut tidak menjadi persoalan demi kelancaran urusan dalam suatu pertemuan.

Lakukan Survey Lapangan

Jika anda bertindak sebagai koordinator acara atau meeting maka jangan serta merta percaya begitu saja dengan iklan iklan sewa meeting room yang banyak disiarkan media seperti koran ataupun internet. Karena apa yang diiklan-kan biasanya kurang sesuai dengan kondisi sebenarnya. Jadi sebelum menyewa sebuah meeting room, sebaiknya anda datang langsung untuk melihat segala fasilitas. Selain itu akan mempermudah anda untuk menanyakan segala sesuatu hal terkait meeting room kepada pihak hotel termasuk masalah biaya dan hal lainnya.

Sumber Gambar : beritasatu.com

Pilih Kapasitas Ruang Sesuai Kebutuhan

Susun Rencana secara matang sebelum mengadakan meeting dengan mengetahui berapa jumlah peserta pertemuan yang akan hadir sehingga nantinya akan mempermudah anda untuk menentukan luas meeting room yang dibutuhkan. Anda bisa menanyakan ruangan apa saja yang berkapasitas sesuai dengan jumlah peserta yang akan hadir kepada pihak hotel, dengan begitu pemakaian ruang pertemuan lebih efektif dan menghemat biaya.

Kondisi Dan Suasana Ruangan

Saat anda survey lapangan dengan mendatangi secara langsung hotel tempat diadakannya suatu pertemuan maka selain bertanya, anda juga berkesempatan untuk melihat langsung kondisi dan suasana ruang yang hendak anda sewa. Bila perlu ajak satu atau dua orang teman untuk memberikan penilaian terhadap kondisi meeting room. Apabila dirasa cocok maka tahap selanjutnya anda bisa melakukan booking pada tanggal yang sudah disepakati oleh seluruh peserta pertemuan.

Perhatikan Kelengkapan Fasilitas

Seperti pepatah “Jangan Membeli Kucing Dalam Karung”, anda tentu saja tidak ingin melakukan transaksi pembayaran booking meeting room sebelum melihat langsung segala kelengkapan fasilitas dan aspek lainnya. Banyak hotel yang mengaku memiliki meeting room dengan fasilitas lengkap padahal makna “Lengkap” itu sendiri relatif.

Sumber Gambar : chrislema.com

Seringkali pihak yang mengadakan pertemuan merasa fasilitas meeting room sebuah hotel tidak sesuai dengan brosur atau iklan. Fasilitas penting yang harus anda cek seperti apakah tersedia layar proyeksi dan proyektor in focus? Apakah tersedia akses wifi unlimited? Bagaimana kondisi pencahayaan ruang meeting? Pertanyaan pertanyaan tersebut akan terjawab, apabila anda datang secara langsung melihat meeting room yang hendak disewa.

Sesuaikan Dengan Budget

Aspek terpenting yang harus anda dipertimbangkan sebelum memutuskan menyewa sebuah meeting room ialah menyesuaikan dengan budget yang dimiliki. Jangan pernah tergiur oleh diskon/ promo yang harga akhirnya melebihi batasan budget yang anda persiapkan. Misalnya tawaran mendapatkan meeting room dengan interior mewah dengan biaya sewa diatas budget. Tanamkan dalam pikiran anda bahwa tidak semua meeting room low budget itu berkualitas buruk, begitu juga sebaliknya.

Tidak perlu mewah, asalkan sebuah ruangan punya fasilitas sesuai yang dibutuhkan selama meeting maka sebuah pertemuan akan berjalan dengan lancar dan produktif. Jadi kesimpulannya adalah meeting room mewah tidak menjamin kelancaran pertemuan rapat yang anda adakan.

 

Sumber Gambar : Internet

Nah begitulah poin penting mengenai tips memilih meeting room terbaik di Yogyakarta berserta alasan alasan kenapa memilih Yogyakarta sebagai lokasi terbaik untuk mengadakan berbagai jenis pertemuan. Semoga segala informasi yang sudah dijelaskan diatas bisa menjadi sumber referensi yang bermanfaat, menambah wawasan pembaca serta dapat menjadi bekal berharga bila sewaktu waktu berrencana mengadakan berbagai jenis acara di Yogyakarta.

Leave a Comment: